Zmiany kadrowo-płacowe w 2026 roku – najważniejsze regulacje i wyzwania dla działów HR

Co to są zmiany kadrowo-płacowe w 2026 roku?

Od 2026 roku w życie wchodzą istotne zmiany w obszarze kadr i płac, które znacząco wpłyną na zarządzanie personelem oraz system wynagrodzeń w Polsce. Modernizacja wynika z nowelizacji Kodeksu pracy oraz innych regulacji, mających na celu usprawnienie pracy działów HR.

Najważniejsze nowości to:

• uproszczenie i liberalizacja procedur dotyczących dokumentacji pracowniczej,
• możliwość przesyłania wniosków i zgłoszeń kadrowych wyłącznie drogą elektroniczną,
• integracja systemów kadrowych z narzędziami administracji publicznej,
• zmiana sposobu liczenia stażu pracy wpływająca na uprawnienia i świadczenia pracowników,
• jednoznaczne zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
• precyzyjne kryteria przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wraz z zabezpieczeniami przeciw nadużyciom,
• nowe uprawnienia dla pracowników cierpiących na cukrzycę.

Elektronizacja dokumentacji ogranicza formalności oraz skraca czas załatwiania spraw kadrowych, a integracja systemów eliminuje konieczność wielokrotnego wpisywania danych i minimalizuje ryzyko błędów.

Zmiany dotyczą zarówno przedsiębiorstw państwowych, jak i prywatnych, a ich kluczowym celem jest odciążenie działów personalnych poprzez automatyzację powtarzalnych obowiązków administracyjnych.

Nowe przepisy wspierają także zatrudnianie osób z przewlekłymi chorobami i niepełnosprawnościami, co przekłada się na bardziej otwarte i inkluzywne środowisko pracy.

Cała reforma ma na celu uproszczenie procedur oraz wzmocnienie przejrzystości w relacjach między pracodawcami a pracownikami, co poprawi komfort i efektywność współpracy w każdej firmie.

Dlaczego zmiany kadrowo-płacowe w 2026 roku są kluczowe dla działów HR?

Nadchodzące zmiany w obszarze kadr i płac w 2026 roku stanowią dla zespołów HR zarówno wyzwanie, jak i szansę na usprawnienie codziennej pracy. Wnioski z badań wskazują, że trzy czwarte specjalistów z tej branży za największą trudność w adaptacji nowych przepisów uznaje konieczność weryfikacji dokumentów, blisko sześćdziesiąt procent z kolei wskazuje na potrzebę dostosowania systemów kadrowych jako główny mankament.

Przed działami personalnymi stoi zadanie gruntownej reorganizacji dotychczasowych procedur. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się nie tylko z wdrożeniem nowych narzędzi informatycznych, ale także z koniecznością przeszkolenia zespołu i przedefiniowania standardów działania. Choć integracja oprogramowania kadrowego z systemami administracji publicznej w przyszłości ułatwi pracę, pierwsza konfiguracja bywa skomplikowana i wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Wzrost liczby dni urlopowych wprowadza nowe wyzwania w układaniu harmonogramów pracy. Specjaliści HR muszą odpowiednio zmienić dotychczasowe algorytmy planujące czasu wolnego, by zapewnić firmie sprawne funkcjonowanie, szczególnie w rozbudowanych strukturach zatrudnienia.

Zmodyfikowane zasady naliczania stażu pracy mają bezpośredni wpływ na przywileje i benefity przysługujące zatrudnionym. Kadrowcy są zmuszeni ponownie przeliczyć te dane dla każdego członka zespołu, co w dużych przedsiębiorstwach stanowi czasochłonne wyzwanie. Nowa metodyka przekłada się na stażowe, wymiar urlopu oraz inne świadczenia uzależnione od długości pracy.

Jasne reguły przyznawania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop upraszczają dotychczasowe niejasności, lecz wymagają modyfikacji istniejących systemów płacowych. Statystyki branżowe pokazują, że w początkowym okresie wdrażania nowych rozwiązań ryzyko pomyłek w tych rozliczeniach wzrasta nawet o jedną trzecią, co może skutkować finansowymi konsekwencjami dla pracodawców.

Dodatkowe prawa dla osób z cukrzycą oraz innymi przewlekle chorymi przekładają się na nowe obowiązki po stronie działów kadrowych. Konieczne staje się wypracowanie procedur umożliwiających regularne przerwy na badanie poziomu cukru lub przyjmowanie leków, przy jednoczesnym zachowaniu efektywności pracy.

Wprowadzanie przejrzystych kryteriów korzystania z funduszu socjalnego oznacza potrzebę szczegółowej weryfikacji uprawnień i skrupulatnego dokumentowania podejmowanych decyzji. To wymaga przeprowadzenia dodatkowych kontroli, co pochłania czas oraz zasoby kadrowe, ograniczając możliwość realizacji innych zadań.

Dostosowanie się do unijnych wymogów dotyczących raportowania i archiwizacji danych pracowniczych wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Zespoły HR muszą zadbać o pełną zgodność z RODO oraz innymi dyrektywami unijnymi, ponieważ uchybienia na tym polu grożą poważnymi karami finansowymi – sięgającymi nawet kilku procent rocznych przychodów firmy.

Nadchodzący rok przynosi dla kadr przełomowe zmiany. Działy HR wykraczają poza schemat typowych jednostek administracyjnych i zyskują rangę kluczowych partnerów biznesowych. Automatyzacja i uproszczenie żmudnych procesów dają przestrzeń, by skoncentrować się na rozwoju potencjału zespołu oraz kształtowaniu kultury organizacyjnej, zamiast na papierkowej pracy.

Skuteczne przejście przez zmiany wymaga nie tylko poznania nowych przepisów, ale też strategicznego spojrzenia na zarządzanie procesami wewnętrznymi. To otwiera drogę do lepszego gospodarowania kapitałem ludzkim w firmie i podnosi jakość zarządzania zespołem.

Jakie nowe regulacje w zakresie zmian kadrowo-płacowych weszły w życie w 2026 roku?

Od 27 stycznia 2026 roku obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy i ustaw powiązanych, wprowadzająca szereg szczegółowych rozwiązań kadrowo-płacowych, które odpowiadają na potrzeby zatrudniających i zatrudnionych, zapewniając nowe instrumenty prawne.

Wśród najważniejszych zmian znalazły się:

• wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – kwota powinna być przekazana pracownikowi w dniu wypłaty pensji, a gdy termin przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, środki należy przelać dzień wcześniej,
• możliwość składania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej – nowelizacja umożliwia załatwianie dwunastu kluczowych spraw kadrowych online, takich jak składanie wniosków urlopowych, zgłaszanie korekt danych osobowych czy przekazywanie oświadczeń związanych z uprawnieniami rodzicielskimi,
• konsultacja zasad przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – pracodawcy muszą konsultować reguły podziału świadczeń z przedstawicielami pracowników, co zwiększa transparentność i udział załogi w decyzjach,
• zmiany w naliczaniu stażu pracy – od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, a od 1 maja w sektorze prywatnym dokładnie określono okresy zatrudnienia wliczane do stażu, co wpływa na wymiar urlopu i dodatki za długoletnią pracę,
• rozszerzona definicja pracy zarobkowej – obejmuje nie tylko umowę o pracę, ale także kontrakty cywilnoprawne oraz prowadzenie działalności gospodarczej, co ma znaczenie przy ustalaniu praw do świadczeń i zasiłków,
• większe możliwości kontroli zwolnień lekarskich – pracodawcy mogą weryfikować powtarzające się krótkotrwałe nieobecności chorobowe, w tym kierując pracownika na dodatkowe badania, zapewniając jednocześnie ochronę praw osób rzeczywiście potrzebujących zwolnienia,
• przejrzystość w rekrutacji i wynagradzaniu – pracodawca musi udzielać jasnych informacji o zarobkach na podobnych stanowiskach oraz określać kryteria awansu, a procesy naboru są ściśle kontrolowane pod kątem równości i niedyskryminacji,
• dodatkowe zabezpieczenia dla osób z przewlekłymi chorobami – na przykład cukrzycy, które mają prawo do przerw na pomiary cukru i zażycie leków bez utraty wynagrodzenia, a pracodawcy mają obowiązek dostosowania grafików pracy do ich potrzeb zdrowotnych,
• usprawnienie działalności Państwowej Inspekcji Pracy – inspektorzy zyskali rozszerzone uprawnienia kontrolne, a kary finansowe za naruszenia, zwłaszcza dotyczące czasu pracy i wypłaty wynagrodzeń, zostały podwyższone.

Jakie są nowe obowiązki pracodawców w zakresie jawności wynagrodzeń w 2026 roku?

Od marca 2026 roku na polskich pracodawców zostaną nałożone nowe obowiązki wynikające z unijnej dyrektywy dotyczącej jawności wynagrodzeń. Nowe przepisy znacząco zmienią podejście firm do kwestii płac – tajemnice dotyczące wysokości zarobków mają przestać być standardem.

Nowelizacja obejmuje kilka kluczowych sfer:

• firmy będą musiały podawać widełki płacowe lub co najmniej podstawowe informacje o wynagrodzeniu już na etapie publikowania ogłoszeń o pracę,
• w rekrutacji nie będzie już miejsca na określenia sugerujące płeć; pracodawcy zobligowani są używać neutralnych nazw stanowisk i formułować ogłoszenia tak, by nikogo nie wykluczać,
• od 2026 roku zabrania się zadawania pytań o obecne lub wcześniejsze wynagrodzenie kandydatów, zarówno podczas rozmów kwalifikacyjnych, jak i w formularzach aplikacyjnych,
• większe firmy zatrudniające ponad 100 osób będą musiały stworzyć przejrzyste zasady wynagradzania oparte na jasno określonych i mierzalnych kryteriach, dostępne dla pracowników i kandydatów,
• przedsiębiorstwa powyżej 250 pracowników zostaną zobligowane do corocznego raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, zawierającego analizę przyczyn nierówności oraz plan działań naprawczych,
• każdy zatrudniony zyska prawo pozyskania informacji o średnich zarobkach na podobnych stanowiskach w firmie, z rozróżnieniem na płeć, na co pracodawca będzie miał miesiąc,
• w przypadku, gdy luka płacowa przekroczy 5% na tych samych stanowiskach, konieczne będzie przeprowadzenie audytu i wdrożenie rozwiązań naprawczych w ciągu pół roku,
• osoby sygnalizujące naruszenia zasad równości wynagrodzeń zostaną prawnie chronione przed dyskryminacją,
• każda zmiana systemu wynagradzania będzie musiała być skonsultowana z przedstawicielami pracowników, a dokumentację z tych konsultacji należy przechowywać przez pięć lat,
• za nieprzestrzeganie nowych regulacji grożą surowe kary finansowe, sięgające nawet 2% całkowitych rocznych przychodów firmy.

By wesprzeć przedsiębiorców, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej uruchomiło platformę „Transparentne Wynagrodzenia” wyposażoną w wzory dokumentów, narzędzia do obliczania luki płacowej oraz szkolenia online. Mimo dostępnych materiałów, aż 62% firm, zwłaszcza z sektora MŚP, deklaruje trudności we wdrożeniu nowych wymogów.

Według szacunków Konfederacji Lewiatan, pełne zaadaptowanie się do nowych przepisów może kosztować polskie firmy nawet 420 milionów złotych. Największe wydatki będą związane z aktualizacją systemów kadrowo-płacowych oraz przeprowadzeniem niezbędnych analiz.

Jak nowe przepisy dotyczące wypłaty ekwiwalentu za urlop wpłyną na firmy w 2026 roku?

Od 27 stycznia 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać znowelizowany Kodeks pracy, który precyzyjnie określa terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to istotną zmianę – dotychczasowe wątpliwości zostaną zastąpione jasnymi i jednoznacznymi przepisami.

Według nowych regulacji ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy przekazać pracownikowi wraz z wynagrodzeniem. Jeśli jednak ustalony dzień wypłaty przypada przed wygaśnięciem umowy, pracodawca ma obowiązek uregulować należność maksymalnie w ciągu 10 dni od zakończenia zatrudnienia. Warto również pamiętać, że gdy termin wypłaty wypada na dzień wolny, wypłata musi zostać dokonana dzień wcześniej.

Nowe przepisy wpływają na firmy w kilku kluczowych obszarach:

• finanse – konieczność zabezpieczenia dodatkowych środków na terminowe wypłaty ekwiwalentów, co jest istotne zwłaszcza przy wysokiej rotacji personelu,
• organizacja – aktualizacja harmonogramów wynagrodzeń oraz dostosowanie procesów kadrowo-płacowych i systemów IT, której realizacja trwa średnio około 42 dni roboczych,
• kontrola – opracowanie nowych metod monitorowania terminów wypłat oraz ścisła kontrola naliczania ekwiwalentów,
• prawo – wzrost ryzyka kar za nieterminowe wypłaty sięgających nawet 30 tysięcy złotych za powtarzające się uchybienia,
• inspekcje – planowane zwiększenie liczby kontroli ze strony Inspekcji Pracy o około 35% w stosunku do roku 2025.

Pozytywem jest uproszczenie rozliczeń po zakończeniu współpracy, co eliminuje błędy i opóźnienia. Jasno określone terminy umożliwią lepsze planowanie i zminimalizują ryzyko konfliktów.

Aspekt	Szczegóły
Finanse	Firma zatrudniająca 100 osób może być zmuszona przeznaczyć około 12 tysięcy złotych na dostosowanie do nowych wymagań.
Organizacja	Dostosowanie procedur i systemów IT zajmuje średnio 42 dni robocze.
Technologia	78% firm planuje wdrożenie automatycznych przypomnień o terminach wypłat.
Okres przejściowy	Dla firm zatrudniających poniżej 20 osób przewidziano półroczny okres przejściowy umożliwiający spokojne przygotowanie się do zmian.

Najważniejsze wyzwania dla przedsiębiorstw to:

• dokładne wyliczanie ekwiwalentów ze wszystkimi składnikami pensji,
• poprawne uwzględnienie liczby dni urlopu,
• aktualizacja oprogramowania kadrowego,
• promowanie wśród pracowników regularnego korzystania z przysługujących dni wolnych,
• zarządzanie finansowym obciążeniem wynikającym z niewykorzystanych dni urlopu (średnio około 14 dni na jednego odchodzącego pracownika).

Ministerstwo Pracy podkreśla, że nieprawidłowości w wyliczaniu ekwiwalentów stanowią prawie 25% sporów sądowych z pracownikami.

Z badania wśród 500 firm wynika, że 67% przedsiębiorstw ocenia zmiany pozytywnie, licząc na uporządkowanie procesów wewnętrznych, choć 42% zgłasza trudności z aktualizacją oprogramowania kadrowego.

W jaki sposób przepisy 2026 roku wpłyną na przeliczanie stażu pracy?

Od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym oraz od 1 maja w sektorze prywatnym zaczną obowiązywać istotne zmiany dotyczące rozliczania stażu pracy. Reforma ta znacząco poszerza zakres okresów zaliczanych do stażu, co ma wpływ na prawa pracownicze oraz wysokość przysługujących świadczeń.

Najważniejsze nowości:

• zaliczanie umów cywilnoprawnych – okresy pracy na umowie zlecenia czy o dzieło będą wliczane do stażu, jeśli trwały co najmniej trzy miesiące i były objęte składkami na ubezpieczenia społeczne,
• wprowadzenie jednolitych zasad liczenia stażu w sektorze publicznym i prywatnym,
• dolliczanie okresów składkowych z prowadzenia działalności gospodarczej dla osób przechodzących na etat,
• wliczanie do stażu okresów nauki, takich jak studia doktoranckie i podyplomowe powiązane z wykonywanym zawodem,
• automatyczny transfer danych o zatrudnieniu dzięki platformie elektronicznej ZUS.

Ministerstwo Pracy szacuje, że około 870 tysięcy osób wydłuży swój staż przeciętnie o 2,4 roku, a z wliczanych okresów nauki skorzysta około 127 tysięcy pracowników.

Nowe zasady oznaczają również realne korzyści dla pracowników:

• wcześniejsze uzyskanie wyższych nagród jubileuszowych – od 75% miesięcznego wynagrodzenia po 20 latach pracy do 350% przy 45 latach stażu,
• zwiększenie dodatków stażowych z 5% wynagrodzenia po pięciu latach pracy do nawet 20% po dwudziestu latach,
• prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego (26 dni zamiast 20) po krótszym czasie pracy,
• wyższe odprawy emerytalne zależne od lat przepracowanych u danego pracodawcy.

Nowe przepisy obejmą około 1,7 miliona osób, co przełoży się na realny wzrost pensji. Szanse na dłuższy urlop wypoczynkowy zwiększy około 245 tysięcy pracowników.

Dla przedsiębiorstw wprowadzenie przepisów oznacza szereg wyzwań:

• konieczność ponownego przeanalizowania dokumentacji pracowniczej i aktualizacji przeliczeń stażu dla wszystkich zatrudnionych,
• aktualizacja regulaminów pracy, co średnio zajmuje 37 dni roboczych,
• duże obciążenie administracyjne, szczególnie w dużych firmach,
• konieczność zabezpieczenia dodatkowych środków na rosnące dodatki i nagrody – fundusz płac może wzrosnąć o 2,7–4,2%,
• opracowanie procedur i szkolenia dla działów HR w firmach zatrudniających powyżej 50 osób.

Ważne jest prawidłowe naliczenie stażu, ponieważ błędy mogą skutkować karą sięgającą nawet 30 tysięcy złotych.

Pracownicy mają prawo domagać się aktualizacji przeliczenia stażu, a w przypadku odmowy mogą skierować sprawę do sądu pracy. Raporty Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że blisko jedna piąta skarg dotyczyła właśnie nieprawidłowości w rozliczeniu okresów pracy.

Jak zmiany w Kodeksie pracy wpływają na rekrutację i wynagrodzenie kandydatów od 2026 roku?

Od 2026 roku w Polsce zaczną obowiązywać nowe zasady rekrutacji, wprowadzone przez znowelizowany Kodeks pracy. Zmiany te mają na celu zwiększenie przejrzystości i zapewnienie równości w kwestiach wynagrodzenia. Pracodawcy będą zobligowani do przestrzegania nowych standardów, które wyraźnie różnią się od dotychczasowych praktyk.

Kluczową nowością będzie wymóg ujawniania wynagrodzenia w każdym ogłoszeniu o pracę. Pracodawcy będą musieli podać konkretną kwotę lub przedział płacowy – brak tych danych wyklucza możliwość publikacji oferty. Według Polskiego Instytutu Ekonomicznego, aż 78% dotychczasowych ogłoszeń nie zawierało informacji o zarobkach. Po wejściu nowych przepisów w życie, taki brak przejrzystości będzie surowo karany – grozić za to może nawet 15 tysięcy złotych grzywny.

Kolejny istotny zakaz dotyczy pytań o aktualne lub wcześniejsze zarobki kandydatów. Pracodawcy nie będą mogli wymagać takich informacji ani w formularzach rekrutacyjnych, ani podczas rozmów kwalifikacyjnych, pod groźbą sankcji finansowych sięgających od 3 do 30 tysięcy złotych. Ministerstwo Pracy przypomina, że dotychczas aż 87% pracodawców pytało o zarobki, co utrwalało nierówności między pracownikami.

Nowe przepisy wprowadzają również obowiązek stosowania neutralnego pod względem płci języka w ogłoszeniach o pracę. Wymagania i nazwy stanowisk nie mogą sugerować preferencji co do płci kandydata. Badania Randstad wskazują, że używanie inkluzywnego języka znacząco zwiększa liczbę zgłoszeń, zwłaszcza z grup niedostatecznie reprezentowanych.

Firmy zatrudniające ponad 25 osób będą musiały archiwizować pełną dokumentację procesu rekrutacji przez 3 lata. Dokumentacja powinna zawierać m.in.:

• użyte kryteria wyboru,
• liczbę kandydatów z podziałem na płeć,
• uzasadnienie decyzji rekrutacyjnych.

To rozwiązanie ma ułatwić wykrywanie i przeciwdziałanie dyskryminacji. Państwowa Inspekcja Pracy planuje zwiększyć liczbę kontroli o 67% w porównaniu do roku 2025.

W większych firmach zatrudniających ponad 250 osób wprowadzony zostaje obowiązek corocznej analizy wynagrodzeń i publikowania raportów o różnicach płacowych między kobietami a mężczyznami. Jeśli luka płacowa przekroczy 5%, przedsiębiorstwo ma pół roku na zaplanowanie i wdrożenie działań naprawczych. W 2025 roku średnia luka płacowa w Polsce wynosiła 11,2%, co oznacza konieczność podjęcia konkretnych kroków przez wiele firm.

Nowe przepisy precyzują także definicję „pracy o równej wartości”. Ocenia się ją na podstawie:

• wymaganych kompetencji,
• zakresu odpowiedzialności,
• warunków pracy,
• poziomu zaangażowania fizycznego i psychicznego.

Wypłaty na równoważnych stanowiskach nie mogą się różnić bez uzasadnionych i przejrzystych powodów, takich jak doświadczenie lub wyniki pracy.

Firmy zatrudniające powyżej 50 osób będą musiały przygotować i udostępnić dokumenty opisujące m.in.:

• składniki wynagrodzenia,
• zasady przyznawania premii,
• procedury awansu,
• sposób oceny efektywności pracowników.

Każdy pracownik będzie miał prawo uzyskać informację o średnich zarobkach na analogicznych stanowiskach z uwzględnieniem podziału na płeć, a pracodawca będzie zobowiązany odpowiedzieć na taki wniosek w ciągu miesiąca.

Chronieni będą także sygnaliści zgłaszający naruszenia związane z wynagrodzeniem. Przez dwa lata od zgłoszenia nie można ich będzie zwolnić ani narazić na negatywne konsekwencje.

Ministerstwo Pracy szacuje, że wdrożenie tych zmian będzie kosztować około 560 milionów złotych w skali kraju.

Dzięki nowym regulacjom osoby aplikujące o pracę zyskają jasność co do warunków płacowych już na początku rekrutacji, a ich możliwości negocjacyjne znacząco wzrosną. Według Hays Poland, aż 82% pracowników uważa, że przejrzystość wynagrodzeń korzystnie wpłynie na ich zadowolenie z pracy.

Dlaczego pracodawcy obawiają się surowszych kontroli w 2026 roku?

Rok 2026 przynosi nowe wyzwania dla pracodawców, wynikające z zaostrzenia kontroli przestrzegania prawa pracy. Według danych Państwowej Inspekcji Pracy liczba kontroli wzrośnie aż o 78% względem roku poprzedniego. Ustawodawca nie tylko zwiększa zakres obowiązków, ale także zdecydowanie podnosi sankcje za uchybienia.

Największe obawy dotyczą:

• rozszerzonej definicji pracy zarobkowej, obejmującej wszelkie formy działalności zawodowej,
• osób zatrudnionych na więcej niż jednym etacie, co może prowadzić do nadużyć,
• możliwości manipulowania godzinami pracy oraz niezgodnego korzystania ze zwolnień lekarskich,
• większych uprawnień pracodawców do kontrolowania zwolnień chorobowych oraz odpowiedzialności za prawidłowość tych czynności.

Statystyki GUS wskazują, że aż 1,2 miliona osób łączy kilka umów, co potęguje ryzyko nieprawidłowości. Z kolei badania Konfederacji Lewiatan pokazują, że 72% przedsiębiorstw nie wdrożyło skutecznych procedur nadzoru nad nieobecnościami, co zwiększa ryzyko nałożenia kar sięgających 45 tysięcy złotych.

Innym źródłem stresu są plany wdrożenia przepisów dotyczących jawności pensji. Choć zmiany te ułatwiają walkę z dyskryminacją płacową, mogą prowadzić do konfliktów, ponieważ większość firm ceni sobie kulturę poufności wynagrodzeń. Badanie PKPP Lewiatan wskazuje, że niewielka część pracodawców jest przygotowana na pełną przejrzystość, a większość oczekuje narastania niezadowolenia w zespołach.

Kwestia nierówności płac jest szczególnie dotkliwa:

• 58% dużych firm (zatrudniających powyżej 250 osób) odnotowuje różnice przekraczające 5%,
• co stanowi naruszenie przepisów,
• prowadzi do kosztownych działań naprawczych,
• grozi sankcjami nawet do 2% rocznych obrotów.

Inspektorzy PIP mają do dyspozycji specjalistyczne narzędzia analityczne, które pozwalają szybko wykrywać takie przypadki.

81% przedsiębiorców zwraca uwagę na niejasności przepisów, zwłaszcza dotyczących ustalania stażu pracy, co powoduje błędy przy wypłacie świadczeń. Takie pomyłki mogą skutkować karami do 30 tysięcy złotych. Ponadto firmy muszą przechowywać szeroką dokumentację kadrową przez okres od 3 do 5 lat, generując dodatkowe koszty administracyjne.

Napięcie potęguje także krótki czas na wdrożenie nowych zasad – 73% przedsiębiorstw uważa przewidziane terminy za za trudne do spełnienia. Średni czas dostosowania systemów informatycznych wynosi 87 dni roboczych, a koszty tych działań sięgają przeciętnie 27 tysięcy złotych.

Pracodawcy obawiają się także błędów przy rozliczaniu ekwiwalentów za urlop. Zmienione reguły znacząco wpływają na sposób kalkulacji, a w 2025 roku pomyłki przy rozliczaniu urlopów stanowiły podstawę 34% postępowań sądowych dotyczących prawa pracy.

Analiza PwC pokazuje, że dostosowanie się do nowych wymogów kontrolnych pochłonie rocznie nawet 1,2 miliarda złotych, obejmując koszty konsultacji prawnych, wdrożeń informatycznych oraz szkoleń kadr pracowniczych.

Niejasności dotyczą także przepisów związanych z ochroną osób z chorobami przewlekłymi. 65% organizacji nie ma procedur umożliwiających dostosowanie stanowisk do potrzeb osób z przewlekłymi schorzeniami, takimi jak cukrzyca.

Od 2026 roku kary za poważne i powtarzające się uchybienia mogą sięgać nawet 5% całorocznych przychodów firmy, co dla największych przedsiębiorstw oznacza milionowe straty.